Procedura de utilizare și funcționare a sistemului național privind factura electronică RO e-Factura: OMF nr. 1365/2021

De reținut

Procedura privind utilizarea și funcționarea Registrului RO e-Factura, precum și modalitatea de primire și descărcare a facturii electronice emise în relația B2G, au fost aprobate prin Ordinul ministrului finanțelor nr. 1365/2021. 

În detaliu

Prin Ordonanța de urgență a Guvernului nr. 120/2021 din 4 octombrie 2021 au fost reglementate sistemul național privind factura electronică (denumit RO e-Factura), precum și facturarea electronică în domeniul achizițiilor publice (Business to Government - B2G). 

Ordinul ministrului finanțelor nr. 1365/2021 (Ordinul nr. 1365/2021) aprobă procedura tehnică de funcționare a sistemului RO e-Factura, precum și procedura de primire și descărcare a facturii electronice emise în relația B2G.

Pentru utilizarea sistemului informatic RO e-Factura, operatorii economici trebuie să fie înregistrați în Spațiul privat virtual (SPV). Emitenții și destinatarii facturilor electronice pot vizualiza în SPV mesaje de informare referitoare la facturile emise/primite, potențiale obiecții asupra conținutului facturilor electronice.

Pe scurt, procedura de emitere și primire a facturilor electronice prin intermediul RO e-Factura prevede următoarele etape:

• pregătirea și transmiterea facturii electronice de către emitent;

• verificarea automată a facturii electronice (respectiv validări semantice și de sintaxă efectuate de Agenția Națională de Administrare Fiscală -ANAF);

• în cazul încărcării unei facturi electronice în format XML fără detectarea de erori, Ministerul Finanțelor aplică semnătura sa electronică ce atestă primirea facturii în sistemul RO e-Factura. Factura electronică va fi pusă la dispoziția emitentului și a destinatarului într-un fișier de tip .zip

•  în cazul în care sunt detectate erori, emitentul va primi fișierul XML cu erorile identificate și va proceda la corecția facturii electronice conform art. 330 din Codul fiscal. O factură electronică pentru care au fost detectate erori nu se consideră transmisă în sistemul RO e-Factura. Similar, o factură electronică comunicată destinatarului nu se poate returna în sistemul RO e-Factura;

• notificarea emitentului și destinatarului privind primirea facturii electronice prin SPV;

• disponibilitatea pentru descărcare a facturii electronice în sistemul RO e-Factura, data comunicării facturii electronice considerându-se data la care este disponibilă pentru descărcare din sistemul RO e-Factura.

Primirea și descărcarea facturii electronice se efectuează prin interconectarea aplicației destinatarului cu sistemul RO e-Factura prin intermediul API (Application Programming Interface) și prin utilizarea aplicațiilor specifice puse la dispoziție în mod gratuit de Ministerul Finanțelor pe site-ul dedicat.

Exemplarul original al facturii se consideră factura electronică în format XML, și nu arhiva de tip .zip pusă la dispoziția emitentului și a destinatarului în sistemul RO e-Factura.

Ordinul nr. 1365/2021 prevede, de asemenea, reguli specifice în contextul desfășurării tranzacțiilor de tip B2G. Astfel, autoritățile și entitățile contractante sunt obligate să primească și să descarce factura electronică prin intermediul Sistemului național de raportare Forexebug. Totodată, potențialele obiecții referitoare la facturile emise pentru tranzacțiile B2G se transmit de asemenea prin intermediul Forexebug.

Sursa: [Ordinul ministrului finanțelor nr. 1365/2021 pentru aprobarea Procedurii de utilizare și funcționare a sistemului național privind factura electronică RO e-Factura, precum și de primire și descărcare a facturii electronice de către destinatarii facturii electronice emise în relația B2G în sistemul național privind factura electronică RO e-Factura, publicat în Monitorul Oficial nr. 1065 din data de 8 noiembrie 2021]